個人事業主としての必要経費とプライベートの支出の会計を同時に済ませることもありますよね。その場合、領収書やレシートはどう扱えばいいのでしょうか。正しく経費計上する方法について解説します。
必要経費の該当部分をマルで囲んでおこう
たとえば、仕事で使うボールペンとプライベートで読む雑誌を一緒に購入するとき。あなたは、経費計上用のレシートや領収書をどのように発行してもらいますか？ その正しい方法が、下記の2つです。
- それぞれの会計を別々に行い、レシートを私用の支払いと分ける
- それぞれの会計を同時に行い、1枚のレシートの中から必要経費部分をマルで囲むなど「しるし」を付けておく
正しい金額を必要経費として計上すれば、どちらの方法でも問題ありません。なお、「日付」「金額」「支払先（店名・住所）」「但し書き（購入品名）」が記載されていれば、領収書ではなくレシートでも、経費を裏付ける書類として認められます。
必要経費と私用の支払い、合計額で発行した領収書を経費計上できる？
確定申告の際、必要経費と私用の支払いの合計額で発行された領収書を使えば、税務署に指摘されずに全額を経費にできるという話を聞きます。しかし、これは大きな間違いです。税務調査で「金額が大きい」「支出の詳細が不明」などの疑いを持たれた場合、どのような目的で支出したのかを徹底的に追究されます。
税務調査時には、帳簿書類や領収書、レシートそのものの確認だけでなく、「反面調査」が行われることもあります。「反面調査」とは、領収書、レシートの発行元に対して取引の詳細を確認する調査手法で、発行元から領収書、レシートの内容が報告される場合もあります。
携帯電話の通話料など、明確に区別できない場合は？
1台の携帯電話を仕事とプライベートで兼用しているなど、必要経費と私用の支出を明確に分けられないケースもあるでしょう。この場合は、「事業按分」といって、自分で設定した仕事とプライベートの使用割合によって経費分を算出する方法が認められています。
たとえば、1カ月分の費用総額に対して、「月の使用日数」「週の休日数」「1日のうち、仕事をしている時間は何時間か」などから全体の何割が仕事にあたるかを考慮して算出する方法です。
レシートや領収書は、仕事上の目的で使った支出を正確に経費計上することが重要です。帳簿付けをする際に不明確にならないよう、あらかじめ自分なりの取り扱いのルールを決めておくと良いでしょう。
